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什么是RTF格式,为什么要转换为PDF?
RTF(Rich Text Format)是一种具有"丰富"格式的文档格式,由Microsoft于1987年创建。与简单的TXT文本文件不同,RTF文档保留格式:字体、大小、颜色、对齐、列表和表格。文件保持基于文本——可以在任何文本编辑器中打开查看标记。
RTF格式被设计为在不同程序和操作系统之间交换格式化文档的通用方式。在Word格式还不是标准的时代,RTF充当文档交换的"通用语言"。在Macintosh上创建的RTF文件可以在Windows或Unix计算机上正确打开。
今天,RTF已让位于Office Open XML(DOCX)和OpenDocument(ODT)格式,但在特定场景中继续使用。许多组织以RTF格式存储文档档案,法律数据库包含数百万个RTF文件,一些电子文档管理系统使用此格式作为中间格式。
RTF到PDF的转换解决了将文档从可编辑格式转换为固定布局格式的任务。PDF保证接收者看到的文档与作者创建的完全一样——相同的文本定位、相同的字体、相同的分页符。
RTF和PDF格式比较
两种格式都设计用于处理文档,但解决不同的任务:
| 特性 | RTF | |
|---|---|---|
| 目的 | 创建和编辑 | 分发和打印 |
| 格式 | 支持 | 固定 |
| 字体 | 引用系统字体 | 嵌入文档 |
| 编辑 | 任何文本编辑器 | 特殊程序 |
| 文件大小 | 取决于格式 | 通常较大 |
| 兼容性 | 高 | 通用 |
| 打印 | 取决于程序 | 可预测的结果 |
| 保护 | 无 | 密码、访问限制 |
| 数字签名 | 不支持 | 完全支持 |
RTF是用于处理文档的格式:编写、编辑、协作。PDF是用于最终确定的格式:发送给客户、发布、归档、法律约束。
PDF相对于RTF的优势
统一显示
RTF文档在不同程序中可能看起来不同。文件中指定的字体可能在接收者的计算机上不存在——那么系统会替换一个类似的字体,格式会改变。表格可能移位,边距可能改变。
PDF固定文档的外观。字体嵌入到文件中,页面布局被锁定。文档在任何设备上看起来都一样:电脑、平板、智能手机。
内容保护
任何用户都可以在任何文本编辑器中编辑RTF文件。这对于处理文档很方便,但对最终版本很危险:接收者可以更改合同、文件或正式信函的文本。
PDF允许设置打开文档的密码并禁止编辑。
RTF转PDF的用途
合同和协议的最终确定
律师将合同从可编辑的RTF转换为受保护的PDF,以发送给对方签署,排除未经授权的文本编辑
法庭文件准备
律师将程序文件转换为PDF,通过需要固定布局格式的电子司法系统提交法院
发布法规
政府机构将法规和命令从内部RTF格式转换为PDF,在法律信息门户上正式发布
企业文档归档
公司将多年的内部文档档案从过时的RTF转换为PDF,以便在电子档案中长期存储
编辑材料审批
出版商将文章和书籍布局转换为PDF,发送给作者审批,保留未来出版物的准确外观
RTF转PDF的技巧
转换前检查格式
在编辑器中打开RTF文件,确保格式符合您的期望。在原始文件中进行更正比在完成的PDF中更容易
使用常见字体
为了保证格式保留,使用标准字体:Times New Roman、Arial、Calibri。稀有的装饰字体可能会被类似字体替换
为机密文档设置密码
用密码保护合同、财务数据和个人信息。通过单独的通信渠道将密码发送给接收者
保留原始RTF
转换后,保留原始RTF文件。如果需要更改会用到——编辑PDF要困难得多