Excel zu PDF Konverter

Warum Excel in PDF konvertieren?

Microsoft Excel Tabellen sind zu einem integralen Bestandteil des Geschäftslebens geworden. Millionen von Organisationen nutzen Excel täglich für Finanzberichte, Buchhaltung, Datenanalyse, Planung und Prognosen. Bei der Verteilung von Tabellendokumenten unter Kollegen, Kunden oder Partnern entsteht jedoch ein ernstes Problem — Excel-Dateien sind leicht bearbeitbar und ihr Aussehen kann auf verschiedenen Computern erheblich abweichen.

Die Konvertierung von Excel in PDF löst beide Probleme. Das PDF-Format fixiert das Erscheinungsbild des Dokuments und garantiert seine Konsistenz auf jedem Gerät — vom Windows-Desktop-Computer bis zum Android-Smartphone. Der Empfänger sieht die Tabelle genau so, wie sie der Autor vorbereitet hat: mit korrekten Schriftarten, ausgerichteten Spalten, genauen Farben und lesbaren Diagrammen.

Eine Tabelle im PDF verliert die Bearbeitungsmöglichkeit, gewinnt aber eine wichtige Eigenschaft — Authentizität. Wenn Sie einen Finanzbericht oder ein kommerzielles Angebot im PDF-Format senden, kann der Empfänger die Zahlen nicht versehentlich oder absichtlich ändern. Dies ist besonders kritisch für rechtlich bedeutsame Dokumente, offizielle Berichte und genehmigte Budgets.

Der PEREFILE-Service ermöglicht die Konvertierung von Excel-Tabellen (XLS- und XLSX-Dateien) in PDF in Sekunden ohne Softwareinstallation. Laden Sie eine Datei hoch, warten Sie auf die Verarbeitung und laden Sie das fertige PDF mit allen Daten und visueller Formatierung herunter. Bei Bedarf schützen Sie das Ergebnis mit einem Passwort für zusätzliche Sicherheit.

XLS- und XLSX-Formate: Was ist der Unterschied?

Microsoft Excel hat im Laufe seiner Geschichte zwei Hauptdateiformate verwendet. Das Verständnis ihrer Unterschiede hilft bei der Wahl des richtigen Konvertierungsansatzes.

XLS-Format (Excel 97-2003)

Das XLS-Format erschien Mitte der 1990er Jahre und wurde in Excel-Versionen von 97 bis 2003 verwendet. Es ist ein binäres Format mit geschlossener Spezifikation, das Microsoft ohne Rücksicht auf Kompatibilität mit anderen Programmen entwickelte. XLS-Dateien haben eine Begrenzung von 65.536 Zeilen und 256 Spalten — dies war für die meisten Aufgaben jener Zeit ausreichend, aber moderne analytische Aufgaben erfordern oft größere Datenmengen.

Trotz des Erscheinens eines moderneren Formats sind XLS-Dateien noch weit verbreitet. Viele Organisationen speichern Dokumentarchive in diesem Format, und einige Legacy-Systeme generieren Berichte speziell in XLS. Die Konvertierung solcher Dateien in PDF ermöglicht die Fixierung von Daten in einem universellen Format, das jahrzehntelang lesbar bleibt, unabhängig von der Microsoft Office-Evolution.

XLSX-Format (Excel 2007 und neuer)

Das XLSX-Format wurde zusammen mit Microsoft Office 2007 als Teil der Office Open XML-Initiative eingeführt. Im Gegensatz zu seinem binären Vorgänger ist XLSX ein ZIP-Archiv mit einer Reihe von XML-Dateien, die die Tabellenstruktur, Daten, Formeln, Stile und andere Elemente beschreiben. Das Format ist von ISO standardisiert (ISO/IEC 29500) und wird von den meisten modernen Office-Paketen unterstützt.

XLSX hebt die Einschränkungen des vorherigen Formats auf: Die maximale Zeilenanzahl ist auf 1.048.576 erhöht, die Spalten auf 16.384. Dateien komprimieren besser und sind aufgrund ihrer modularen Struktur widerstandsfähiger gegen Beschädigungen. Beide Formate werden mit gleicher Qualität in PDF konvertiert.

Vergleich von Excel und PDF für Tabellen

Die Wahl zwischen der Verteilung einer Tabelle im Excel- oder PDF-Format hängt vom beabsichtigten Verwendungszweck des Dokuments ab.

Excel ist optimal für aktive Datenarbeit: Eingabe von Informationen, Berechnungen, Analyse, Modellbildung. PDF ist für die Fixierung von Arbeitsergebnissen und deren Verteilung an diejenigen gedacht, die keine Änderungen vornehmen sollten.

Welche Tabellenelemente bei der Konvertierung erhalten bleiben

Bei der Konvertierung von Excel in PDF werden alle visuellen Komponenten des Dokuments übertragen. Das Verständnis dessen, was genau erhalten bleibt, hilft bei der Vorbereitung der Tabelle für die Konvertierung.

Tabellendaten

Zelleninhalte werden vollständig in PDF übertragen:

• Zahlen — mit angegebener Formatierung (Dezimalstellen, Tausendertrennzeichen, Währungssymbole)
• Text — Zeichenfolgen und Zeichen ohne Änderungen
• Daten — im in der Zelle ausgewählten Format (TT.MM.JJJJ oder anders)
• Zeit — Stunden, Minuten, Sekunden
• Prozentsätze — mit dem %-Zeichen und angegebener Genauigkeit
• Geldwerte — mit Währungssymbolen (₽, $, €)

Formeln werden bei der Konvertierung durch berechnete Werte ersetzt. PDF ist ein statisches Format, in dem automatische Neuberechnung unmöglich ist. Wenn eine Zelle =A1+B1 enthält, zeigt das PDF das Ergebnis dieser Berechnung, zum Beispiel 150.

Visuelle Formatierung

Die Tabellengestaltung wird im PDF reproduziert:

• Schriftarten — Schriftart, Größe, Stil (fett, kursiv, unterstrichen)
• Textfarbe — angegebene Zeichenfarbe
• Ausrichtung — links, Mitte, rechts, Blocksatz
• Zellenfüllung — Hintergrundfarbe, Verläufe, Muster
• Rahmen — Linien um Zellen mit angegebener Dicke und Stil
• Bedingte Formatierung — wenn zum Zeitpunkt der Konvertierung aktiv, wird das Ergebnis angezeigt
• Verbundene Zellen — Verbundstruktur bleibt erhalten

Diagramme und Grafiken

Datenvisualisierungen werden zu statischen Bildern im PDF:

• Balkendiagramme — vertikal und horizontal
• Kreisdiagramme — mit Prozentbeschriftungen
• Liniendiagramme — zur Darstellung von Trends
• Streudiagramme — für Korrelationsanalyse
• Kombinationsdiagramme — verschiedene Visualisierungstypen kombinierend
• Sparklines — Miniaturgrafiken in Zellen

Diagramme werden im Zustand fixiert, den sie in Excel zum Zeitpunkt der Konvertierung angezeigt haben. Legenden, Titel, Achsenbeschriftungen — alles bleibt erhalten.