Μετατροπέας Excel σε PDF

Γιατί να μετατρέψετε Excel σε PDF;

Τα υπολογιστικά φύλλα Microsoft Excel έχουν γίνει αναπόσπαστο μέρος της επαγγελματικής ζωής. Εκατομμύρια οργανισμοί χρησιμοποιούν το Excel καθημερινά για οικονομικές αναφορές, λογιστική, ανάλυση δεδομένων, σχεδιασμό και προβλέψεις. Ωστόσο, κατά τη διανομή εγγράφων υπολογιστικών φύλλων μεταξύ συναδέλφων, πελατών ή συνεργατών, προκύπτει ένα σοβαρό πρόβλημα — τα αρχεία Excel είναι εύκολα επεξεργάσιμα και η εμφάνισή τους μπορεί να διαφέρει σημαντικά σε διαφορετικούς υπολογιστές.

Η μετατροπή Excel σε PDF λύνει και τα δύο αυτά προβλήματα. Η μορφή PDF κλειδώνει την εμφάνιση του εγγράφου και εγγυάται τη συνέπειά του σε οποιαδήποτε συσκευή — από επιτραπέζιο υπολογιστή Windows έως smartphone Android. Ο παραλήπτης βλέπει το υπολογιστικό φύλλο ακριβώς όπως το ετοίμασε ο συντάκτης: με σωστές γραμματοσειρές, ευθυγραμμισμένες στήλες, ακριβή χρώματα και ευανάγνωστα γραφήματα.

Ένα υπολογιστικό φύλλο σε PDF χάνει τη δυνατότητα επεξεργασίας αλλά αποκτά μια σημαντική ποιότητα — την αυθεντικότητα. Όταν στέλνετε μια οικονομική αναφορά ή εμπορική πρόταση σε μορφή PDF, ο παραλήπτης δεν μπορεί να αλλάξει τους αριθμούς τυχαία ή σκόπιμα. Αυτό είναι ιδιαίτερα κρίσιμο για νομικά σημαντικά έγγραφα, επίσημες αναφορές και εγκεκριμένους προϋπολογισμούς.

Η υπηρεσία PEREFILE σας επιτρέπει να μετατρέψετε υπολογιστικά φύλλα Excel (αρχεία XLS και XLSX) σε PDF σε δευτερόλεπτα χωρίς εγκατάσταση λογισμικού. Ανεβάστε ένα αρχείο, περιμένετε την επεξεργασία και κατεβάστε το έτοιμο PDF με όλα τα δεδομένα και την οπτική μορφοποίηση διατηρημένα. Αν χρειάζεται, προστατεύστε το αποτέλεσμα με κωδικό για πρόσθετη ασφάλεια.

Μορφές XLS και XLSX: ποια είναι η διαφορά;

Το Microsoft Excel έχει χρησιμοποιήσει δύο κύριες μορφές αρχείων σε όλη την ιστορία του. Η κατανόηση των διαφορών τους βοηθά στην επιλογή της σωστής προσέγγισης για τη μετατροπή.

Μορφή XLS (Excel 97-2003)

Η μορφή XLS εμφανίστηκε στα μέσα της δεκαετίας του 1990 και χρησιμοποιήθηκε σε εκδόσεις Excel από το 97 έως το 2003. Είναι μια δυαδική μορφή με κλειστή προδιαγραφή που η Microsoft ανέπτυξε χωρίς να λαμβάνει υπόψη τη συμβατότητα με άλλα προγράμματα. Τα αρχεία XLS έχουν περιορισμό 65.536 γραμμών και 256 στηλών — αυτό ήταν επαρκές για τις περισσότερες εργασίες εκείνης της εποχής, αλλά οι σύγχρονες αναλυτικές εργασίες συχνά απαιτούν μεγαλύτερους όγκους δεδομένων.

Παρά την εμφάνιση μιας πιο σύγχρονης μορφής, τα αρχεία XLS εξακολουθούν να είναι διαδεδομένα. Πολλοί οργανισμοί αποθηκεύουν αρχεία εγγράφων σε αυτή τη μορφή, και ορισμένα παλαιά συστήματα δημιουργούν αναφορές ειδικά σε XLS. Η μετατροπή αυτών των αρχείων σε PDF επιτρέπει την καθήλωση των δεδομένων σε μια καθολική μορφή που θα παραμείνει αναγνώσιμη για δεκαετίες ανεξάρτητα από την εξέλιξη του Microsoft Office.

Μορφή XLSX (Excel 2007 και νεότερο)

Η μορφή XLSX εισήχθη με το Microsoft Office 2007 ως μέρος της πρωτοβουλίας Office Open XML. Σε αντίθεση με τον δυαδικό προκάτοχό της, το XLSX είναι ένα αρχείο ZIP που περιέχει ένα σύνολο αρχείων XML που περιγράφουν τη δομή του υπολογιστικού φύλλου, τα δεδομένα, τους τύπους, τα στυλ και άλλα στοιχεία. Η μορφή είναι τυποποιημένη από τον ISO (ISO/IEC 29500) και υποστηρίζεται από τις περισσότερες σύγχρονες σουίτες γραφείου.

Το XLSX αίρει τους περιορισμούς της προηγούμενης μορφής: ο μέγιστος αριθμός γραμμών αυξάνεται σε 1.048.576 και οι στήλες σε 16.384. Τα αρχεία συμπιέζονται καλύτερα και είναι πιο ανθεκτικά σε βλάβες λόγω της αρθρωτής δομής τους. Και οι δύο μορφές μετατρέπονται σε PDF με ίση ποιότητα.