Convertidor Excel a PDF

¿Por qué convertir Excel a PDF?

Las hojas de cálculo de Microsoft Excel se han convertido en parte integral de la vida empresarial. Millones de organizaciones usan Excel diariamente para informes financieros, contabilidad, análisis de datos, planificación y pronósticos. Sin embargo, al distribuir documentos de hojas de cálculo entre colegas, clientes o socios, surge un problema serio: los archivos de Excel son fácilmente editables y su apariencia puede diferir significativamente en diferentes computadoras.

Convertir Excel a PDF resuelve ambos problemas. El formato PDF bloquea la apariencia del documento y garantiza su consistencia en cualquier dispositivo, desde una computadora de escritorio con Windows hasta un smartphone Android. El destinatario ve la hoja de cálculo exactamente como la preparó el autor: con las fuentes correctas, columnas alineadas, colores precisos y gráficos legibles.

Una hoja de cálculo en PDF pierde la capacidad de edición pero gana una cualidad importante: la autenticidad. Cuando envía un informe financiero o propuesta comercial en formato PDF, el destinatario no puede cambiar los números accidental o intencionalmente. Esto es especialmente crítico para documentos legalmente significativos, informes oficiales y presupuestos aprobados.

El servicio PEREFILE le permite convertir hojas de cálculo de Excel (archivos XLS y XLSX) a PDF en segundos sin instalar software. Cargue un archivo, espere el procesamiento y descargue el PDF terminado con todos los datos y formato visual preservados. Si es necesario, proteja el resultado con una contraseña para mayor seguridad.

Formatos XLS y XLSX: ¿cuál es la diferencia?

Microsoft Excel ha utilizado dos formatos de archivo principales a lo largo de su historia. Comprender sus diferencias ayuda a elegir el enfoque correcto para la conversión.

Formato XLS (Excel 97-2003)

El formato XLS apareció a mediados de la década de 1990 y se utilizó en versiones de Excel del 97 al 2003. Es un formato binario con especificación cerrada que Microsoft desarrolló sin considerar la compatibilidad con otros programas. Los archivos XLS tienen un límite de 65,536 filas y 256 columnas, suficiente para la mayoría de las tareas de esa época, pero las tareas analíticas modernas a menudo requieren mayores volúmenes de datos.

A pesar de la aparición de un formato más moderno, los archivos XLS siguen siendo comunes. Muchas organizaciones almacenan archivos de documentos en este formato, y algunos sistemas heredados generan informes específicamente en XLS. Convertir estos archivos a PDF permite fijar los datos en un formato universal que permanecerá legible durante décadas independientemente de la evolución de Microsoft Office.

Formato XLSX (Excel 2007 y posterior)

El formato XLSX se introdujo con Microsoft Office 2007 como parte de la iniciativa Office Open XML. A diferencia de su predecesor binario, XLSX es un archivo ZIP que contiene un conjunto de archivos XML que describen la estructura de la hoja de cálculo, datos, fórmulas, estilos y otros elementos. El formato está estandarizado por ISO (ISO/IEC 29500) y es compatible con la mayoría de las suites de oficina modernas.

XLSX elimina las limitaciones del formato anterior: el número máximo de filas aumenta a 1,048,576 y las columnas a 16,384. Los archivos se comprimen mejor y son más resistentes a daños debido a su estructura modular. Ambos formatos se convierten a PDF con igual calidad.

Comparación de Excel y PDF para hojas de cálculo

La elección entre distribuir una hoja de cálculo en formato Excel o PDF depende del uso previsto del documento.

Excel es óptimo para el trabajo activo con datos: ingreso de información, cálculos, análisis, construcción de modelos. PDF es para fijar resultados de trabajo y distribuirlos entre quienes no deben hacer cambios.

Qué elementos de la hoja de cálculo se preservan durante la conversión

Al convertir Excel a PDF, se transfieren todos los componentes visuales del documento. Comprender qué se preserva exactamente ayuda a preparar la hoja de cálculo para la conversión.

Datos tabulares

El contenido de las celdas se transfiere completamente a PDF:

• Números — con formato especificado (decimales, separadores de miles, símbolos de moneda)
• Texto — cadenas y caracteres sin cambios
• Fechas — en el formato seleccionado en la celda (DD.MM.AAAA u otro)
• Hora — horas, minutos, segundos
• Porcentajes — con el signo % y precisión especificada
• Valores monetarios — con símbolos de moneda (₽, $, €)

Las fórmulas se reemplazan con valores calculados durante la conversión. PDF es un formato estático donde el recálculo automático es imposible. Si una celda contiene =A1+B1, el PDF mostrará el resultado de este cálculo, por ejemplo, 150.

Formato visual

El estilo de la hoja de cálculo se reproduce en PDF:

• Fuentes — tipo, tamaño, estilo (negrita, cursiva, subrayado)
• Color de texto — color de carácter especificado
• Alineación — izquierda, centro, derecha, justificado
• Relleno de celda — color de fondo, degradados, patrones
• Bordes — líneas alrededor de celdas con grosor y estilo especificados
• Formato condicional — si está activo al momento de la conversión, se muestra el resultado
• Celdas combinadas — se preserva la estructura de combinación

Gráficos y diagramas

Las visualizaciones de datos se convierten en imágenes estáticas en PDF:

• Gráficos de barras — verticales y horizontales
• Gráficos circulares — con etiquetas de porcentaje
• Gráficos de líneas — para mostrar tendencias
• Gráficos de dispersión — para análisis de correlación
• Gráficos combinados — combinando diferentes tipos de visualización
• Minigráficos — gráficos en miniatura en celdas

Los gráficos se fijan en el estado en que se mostraban en Excel al momento de la conversión. Leyendas, títulos, etiquetas de ejes — todo se preserva.